De conformidad con el art. 386 del E.T., los empleadores que durante el segundo semestre del año 2012 vayan a aplicar el procedimiento 2 de retenciones en la fuente sobre los pagos laborales gravables que realicen a sus empleados, tendrán que definir en Junio, cuál ha de ser el “Porcentaje Fijo de Retención” que aplicarían durante cada uno de los meses del semestre Julio – Diciembre de 2012.

La  norma establece que para definir el “Porcentaje Fijo de Retención” se deberán tomar los pagos laborales (incluido el valor de los pagos por concepto de prima de servicios) de los 12 meses anteriores a la fecha del cálculo; es decir, que para efectos del cálculo que se debe realizar en el mes de Junio de 2012, se deberán tomar todos los pagos laborales efectuados al trabajador en el período comprendido entre el 01 de Junio de 2011 y el 31 de Mayo de 2012. 

El segundo paso, es determinar el “Salario Mensual Promedio”; para ello, se debe excluir del total de los pagos laborales, los valores correspondientes a los ingresos no gravados, los ingresos no constitutivos de renta y las rentas exentas y dividir por 13 o por el número de meses que corresponda cuando el empleado lleva laborando menos de 12 meses.

Una vez determinado el “salario mensual promedio”, se procede con la aplicación de las deducciones permitidas, como la deducción por pagos obligatorios a salud a cargo del empleado, la deducción por pagos de salud y educación o por intereses en créditos de vivienda, con el fin de establecer cual será el “salario mensual promedio gravable” que servirá como base para determinar el “porcentaje fijo de retención” al ser sometido a la tabla de retención en la fuente establecida por el artículo 383 del E.T. y que se deberá aplicar en cada uno de los seis meses del semestre Julio – Diciembre de 2012

Se debe tener en cuenta, que cuando se aplica el procedimiento 2 de retención en la fuente, el porcentaje fijo de retención se debe aplicar aun cuando el ingreso laboral gravable del empleado en alguno de los meses del respectivo semestre no termine superando la cuantía mínima no sujeta a retención de 95 UVT.

El siguiente sería el esquema anteriormente mencionado:

Depuración básica para determinar el “Salario Mensual Promedio Gravable”

CONCEPTO
VALOR
Pagos laborales realizados durante los últimos 12 meses (Incluida prima de servicios)$x.xxx.xxx
Menos: Ingresos No Constitutivos de Renta
Pagos a terceros por alimentación (Sólo aplica para quienes devenguen hasta 310 UVT ($8.075.000 año 2012) y limitado mensualmente a 41 UVT ($1.068.000)($xxx.xxx)
Aportes obligatorios al fondo de pensiones a cargo del empleado realizados durante los últimos 12 meses($xxx.xxx)
Aportes voluntarios al fondo de pensiones realizados por el empleado y/o el empleador durante los últimos 12 meses, limitado al 30% de los ingresos laborales.($xxx.xxx)
Aportes a las cuentas de ahorro AFC (Pueden concurrir estos aportes con los del numeral anterior sin que la sumatoria de los mismos exceda del 30% del ingreso laboral)($xxx.xxx)
Menos: Rentas Exentas (Ver art 206, E.T)
- El auxilio de cesantía y los intereses sobre cesantías, (Ver límite del numeral 4 del artículo 206, E.T)

- Las indemnizaciones por accidente de trabajo o enfermedad.

- Las indemnizaciones que impliquen protección a la maternidad.

- Lo recibido por gastos de entierro del trabajador.

- Otras
($xxx.xxx)
Subtotal Base para el cálculo del 25% de la Renta Exenta$x.xxx.xxx
Renta exenta del 25% prevista en el artículo 206 del E.T, limitado mensualmente a 240 UVT ($6.252.000 año 2012)($xxx.xxx)
Total Ingresos Laborales Gravables durante los últimos 12 meses$x.xxx.xxx
Promedio mensual (dividir por trece (13) ó por el número de meses a que corresponda cuando el empleado ha laborado menos de 12 meses.)
Menos: Deducción de los aportes obligatorios a salud a cargo del empleado($xxx.xxx)
Menos: Beneficios Tributarios
Intereses por préstamos para adquisición de vivienda pagados durante el año 2011 y dividido por el número de meses a a que correspondan($xxx.xxx)
Pagos durante el 2011 a medicina prepagada del trabajador, la esposa y hasta dos hijos; más pagos durante el 2011 por seguros de salud del trabajador la esposa y hasta dos hijos; más pagos durante el 2011 por educación primaria secundaria y superior del trabajador, la esposa y hasta dos hijos (ver art.387, inciso 2). Se toman los pagos hechos en el año anterior y se divide por 12 o por el numero de meses a que correspondan($xxx.xxx)
Ingresos Laborales Gravables Mensuales Netos Sometidos a Retención en la Fuente (Valor que se somete a la tabla del artículo 383 del E.T para determinar "Porcentaje Fijo de Retención")$x.xxx.xxx

Cálculo del “Porcentaje Fijo de Retención”

Luego de depurar el salario y  obtener el “Ingreso Laboral Mensual Promedio Gravable”, dicho valor se sebe convertir en términos de UVT´S, teniendo en cuenta el valor fijado para el año 2012; es decir, se toma el valor del ingreso laboral gravable y se divide por $26.049, dicho resultado es el que se confronta con la tabla del artículo 383 del E.T para determinar el rango al que corresponde, luego se procede a efectuar el cálculo correspondiente al rango establecido para determinar el valor de la retención en la fuente por pagos laborales expresado en términos de UVT; el resultado obtenido en el cálculo anterior se divide por el valor determinado en UVT del “Ingreso Laboral Mensual Promedio Gravable” y se multiplica por 100, para de esta forma obtener el “porcentaje fijo de retención” que se deberá aplicar durante los seis meses siguientes.

Cálculo de retención en la Fuente para ingresos laborales por el procedimiento 2.

Suponga que el señor Pedro Correa obtuvo ingresos laborales promedio mensuales gravables (Después de depuración) por valor de $4.800.000, para determinar el valor de la retención en la fuente se procede de la siguiente manera:

1Dividir el ingreso laboral gravable por el valor de la UVT para el año 2011 ($4.800.000 / $26.049)184,26 UVT
2Confrontar el resultado anterior con la tabla de retención en la fuente, el cual se encuentra en el rango 3 (Entre 150 y 360 UVT)Tarifa : (Ingreso laboral gravado en UVT - 150 UVT) X 28% + 10 UVT
3Se procede a desarrollar la formula correspondiente al rango: (184,26 - 150) X 28% + 10 19,59 UVT
4El resultado anterior se divide por el ingreso laboral gravable del punto 1 y se multiplica por 100 (19,80 / 184,26) X 10010,47%
5El porcentaje obtenido anteriormente será el aplicable como tarifa de retención en la fuente durante lo 6 meses siguientes ($4.800.000 x 10,47%)$503.000

Algunas consideraciones sobre los conceptos que disminuyen la base sujeta a retención en la fuente

1. Pagos que no constituyen ingreso para el empleado.

1.1 Salud y educación

De conformidad con el lo establecido por el artículo 5 del Decreto 3750/86, no se encuentran sometidos a retención en la fuente los pagos que el empleador efectúe por concepto de salud o educación, en la parte que no exceda al valor promedio que se reconoce a la generalidad de los trabajadores de la respectiva empresa, siempre y cuando corresponda a programas permanentes de la misma para con los trabajadores.

Al respecto es importante señalar que si bien la DIAN mediante concepto 039171 de 2003, había señalado que la exclusión de la base de retención por los pagos en salud y educación mencionada anteriormente, había sido derogada en forma tácita por el artículo 6 de la Ley 488 de 1998, el Consejo de Estado declaró la nulidad de lo conceptuado por la DIAN en los siguientes términos:

“…Esto significa que los pagos que los patronos efectúen a terceras personas por concepto de educación, salud y alimentación para sus trabajadores o sus familias, que cumplan los requisitos exigidos en el artículo 5 del Decreto Reglamentario 3750 de 1986 y en el artículo 387-1 del Estatuto Tributario para no estar sujetos a retención en cabeza del empleado, son deducibles por tratarse de pagos laborales indirectos que de conformidad con las normas tributarias no están sujetos a retención en la fuente y en consecuencia están exceptuados de la limitación prevista en el artículo 15 de la Ley 788 de 2002…”

1.2 Pagos a terceros por alimentación

Los pagos que efectúe el empleador a terceras personas por la alimentación del empleado o su familia, o por suministro de alimentación en restaurantes propios o de terceros al igual que la compra de vales o tiquetes para la adquisición de alimentos sin que exceda mensualmente de 41 UVT ($1.068.000), siempre que el salario mensual no exceda de 310 UVT.

Para calcular el límite de las 310 UVT, se debe tener en cuenta solamente lo que constituye salario en el respectivo mes para el salario normal y para el salario integral el límite se toma es sobre el 70% del mismo.

2. Ingresos no constitutivos de renta.

2.1 Aportes en pensiones.

De conformidad con el artículo 126-1 del E.T., son ingresos no constitutivos de renta los aportes obligatorios y voluntarios que efectúe el empleador o el trabajador a los fondos de pensiones, siempre y cuando el aporte adicional, incluido el aporte obligatorio a cargo del empleado no exceda del 30% del ingreso laboral.

2.2 Ahorro en cuentas AFC

El ahorro destinado a las cuentas denominadas “Ahorro para el Fomento de la Construcción”, serán un ingreso no constitutivo de renta hasta el límite del 30% del ingreso laboral.

En concordancia con lo dispuesto por el artículo 42 de la Ley 488 de 1998, el monto de los aportes voluntarios que adicionado al monto de los aportes obligatorios y aportes a las cuentas de ahorro para el fomento a la construcción, AFC, exceda del 30% del ingreso laboral tributario, estará sujeto a las normas
generales aplicables a los ingresos gravables del trabajador.

3. Condiciones para la aplicación de las deducciones

3.1 Deducción por pagos a salud en medicina prepagada y educación formal.

Los asalariados cuyos ingresos laborales durante el año gravable 2011 fueron inferiores a $115.607.000 (4600 UVT), pueden optar por disminuir de su base de retención en la fuente con los pagos efectuados durante el año gravable 2011 por concepto de salud y educación o los intereses sobre préstamos para adquisición de vivienda. (Se deduce el concepto más conveniente pero no es procedente tomar ambas deducciones)

El valor a deducir debe corresponder a los pagos efectuados por prestación de servicios a empresas de medicina prepagada vigiladas por la Superintendencia Nacional de Salud, por seguros de salud a compañías de seguros vigiladas por la Superintendencia Financiera y por educación primaria, secundaria y superior, a establecimientos educativos debidamente reconocidos por el ICFES o por la autoridad oficial correspondiente, cuyos beneficiarios sean el trabajador, su cónyuge y hasta dos (2) hijos.

El monto máximo de la deducción de los pagos realizados por concepto de salud y educación, se encuentra limitado al quince por ciento (15%) de la totalidad de los ingresos gravables provenientes de la relación laboral o legal y reglamentaria, es decir, disminuido en el valor de los ingresos no constitutivos de renta ni ganancia ocasional y las rentas laborales exentas.

3.2 Deducción de Intereses sobre Préstamos para Adquisición de Vivienda.

A los asalariados cuyos ingresos laborales durante el año gravable 2011 fueron superiores a $115.607.000 (4600 UVT), sólo les es aplicable la disminución de su base de retención con los pagos de intereses o corrección monetaria en virtud  de préstamos para adquisición de vivienda pagados durante el año gravable 2011  y por los contratos de leasing habitacional para vivienda del trabajador.

Cuando el asalariado supera el tope de las 4.600 UVT, no puede optar por el concepto de las deducciones con las que puede disminuir su base de retención en la fuente, sino que únicamente puede solicitar lo pagado en el año por intereses pagados en la adquisición de su vivienda, es así, como los descuentos por salud y educación frente a los intereses por adquisición de vivienda del trabajador, son excluyentes.

Tratándose de préstamos para adquisición de vivienda otorgados por personas o entidades no sometidas a vigilancia del Estado, procederá el beneficio, siempre y cuando el crédito esté garantizado con hipoteca según lo prescribe el artículo 119 del E.T.

Si el préstamo corresponde a la línea de “Libre Inversión” pero se demuestra que se utilizó en la adquisición de la vivienda del trabajador, es posible deducir el valor de los intereses pagados sobre estos préstamos, pues el querer del legislador es el de incentivar la adquisición de vivienda y no la de favorecer una determinada línea de crédito.

El monto máximo a deducir por este concepto y por contratos de leasing habitacional para vivienda del trabajador para el año gravable 2012, se encuentra limitado mensualmente a la cuantía de $2.605.000  (100 UVT)

Por otra parte, para la deducción de intereses sobre préstamos para adquisición de vivienda se requiere que el contribuyente habite el inmueble adquirido.

Respecto a los cónyuges, que han obtenido el préstamo de manera individual, es pertinente recordar lo preceptuado en el Artículo 8° del Estatuto Tributario; así, éstos, individualmente considerados, son sujetos gravables en cuanto a sus correspondientes bienes y rentas, por lo que ninguno puede beneficiarse de la deducción o descuento del otro.

Ahora bien, cuando un crédito para vivienda haya sido otorgado a varias personas, el descuento se aplicará proporcionalmente a cada una de ellas. Así mismo, a la luz del Artículo 8° del D.R 3750 de 1.986, cuando el crédito fuere otorgado a ambos cónyuges, la deducción podrá ser solicitada en su totalidad en cabeza de uno de ellos, siempre y cuando manifieste en su solicitud que el otro cónyuge no la ha solicitado.

3.3 Aportes Obligatorios a Salud.

De conformidad con el artículo 1 del Decreto 3655 de 2009, el valor a cargo del trabajador en los aportes obligatorios al Sistema General de Seguridad Social en Salud puede ser tratado como deducción en su base de retención en la fuente.

Al respecto se debe precisar que los aportes obligatorios por salud no se computan para los límites porcentuales o de valor señalados para la procedencia de los pagos por salud en virtud de pagos de medicina prepagada y educación, o intereses y corrección monetaria por préstamos para adquisición de vivienda; es decir, los aportes obligatorios por salud no están sujetos al límite del 15% de los ingresos laborales gravados y se pueden deducir simultáneamente con los intereses por créditos de vivienda.

 Herramienta para calcular el porcentaje fijo de retención en la fuente sobre pagos laborales por el procedimiento 2