Dentro de las facultades de fiscalización de la Dian, se encuentra la realizar requerimientos de información a los contribuyentes mediante un requerimiento ordinario. Este requerimiento es un oficio mediante el cual se exige al contribuyente, responsable, agente de retención o a terceros, la presentación de documentos que contengan el registro de sus operaciones y las transacciones con otras personas, ya sean clientes, proveedores, empleados, entidades financieras, socios o cualquier otra circunstancia.

Por lo tanto, mediante un requerimiento ordinario la DIAN no podrá proponer la modificación de una liquidación privada, ni una solicitud para que corrija o presente una declaración que se dejó de presentar, pues ello lo debe hacer mediante requerimientos especiales y emplazamientos para corregir o declarar, respectivamente.

El requerimiento ordinario se encuentra legalmente fundamentado por el artículo 684 del Estatuto Tributario y se enmarca en las amplias facultades de investigación y fiscalización que tiene la DIAN.

Atender los requerimientos ordinarios es obligatorio por parte de los contribuyentes. Cuando se recibe una solicitud de información por parte de la DIAN o para que se explique determinado hecho o circunstancia, se está en la obligación de informar o entregar los documentos requeridos, pues de no hacerlo, puede ser objeto de la sanción por no informar.

Objetivos del requerimiento ordinario.

Entre las razones principales por la cual la DIAN puede solicitar información a un contribuyente mediante un requerimiento ordinario se encuentran las siguientes:

a) Verificar la exactitud de las declaraciones tributarias presentadas por los contribuyentes, responsables y agentes de retención.

b) Obtener la información necesaria para determinar oficialmente los tributos a quienes han incurrido en conductas que implican un menor ingreso para el erario, bien sea porque no se declaran los impuestos (omisos) o se determinan en una cuantía inferior (inexactos).

c) Confrontar la exactitud de la información suministrada por otros contribuyentes o terceros con los cuales se tiene una relación económica.

¿Qué tipo de información puede ser solicitada mediante requerimiento  ordinario?

La DIAN, en ejercicio de sus amplias facultades de control tributario, aduanero y cambiario, puede solicitar todo tipo de documentos necesarios para verificar la realidad de las operaciones realizadas por los contribuyentes o por terceras personas. A modo simplemente enunciativo se mencionan algunos documentos que pueden ser solicitados mediante un requerimiento ordinario:

a) Relación de ingresos brutos discriminados en: Exentos, gravados y excluidos, anexando fotocopia de las facturas correspondiente si fuere necesario.

b) Relación de los impuestos descontables, adjuntando fotocopia de la factura de compra cuando fuere el caso.

c) Relación de las facturas que soportan los costos y deducciones solicitados en la declaración de renta y complementario.

d) Fotocopias de los extractos bancarios de cada una de las cuentas poseídas en los meses correspondientes al período requerido.

e) Fotocopia de la prueba del pago a los proveedores acompañada de certificación del contador público de que el pago se efectuó.

f) Copia de la Inscripción en el Registro Nacional de Turismo en el caso de los contribuyentes que declaran rentas exentas por la prestación de servicios hoteleros en nuevos hoteles o que se amplíen,  o por la prestación de servicios de ecoturismo.

g) Certificación expedida por el Representante Legal y por el Revisor Fiscal y/o Contador Público, según el caso, sobre el valor de la renta obtenida en la prestación de servicios en hoteles nuevos, ampliados o de ecoturismo  durante el respectivo año gravable.

h) Certificación expedida por el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo, sobre la prestación de servicios hoteleros en el nuevo establecimiento hotelero o ampliado.

i) Certificación del pago de impuestos en el exterior sobre fuentes de renta extranjera que dan derecho a descuento sobre el impuesto de renta pagado en Colombia.

j) Original del certificado de existencia y representación legal, expedida por la cámara de comercio en donde conste hasta la última modificación, reforma, disolución, liquidación o nombramiento de representante legal.

k) Certificación firmada por el contador público, en la cual conste que los libros de contabilidad se encuentran llevados en debida forma, de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados y con las normas vigentes sobre la materia; que los libros de contabilidad reflejan razonablemente la situación financiera de la empresa; que las operaciones registradas en los libros se sometieron a las retenciones que establecen las normas vigentes, en el caso de la declaración de retenciones.

l) Estados financieros certificados y/o dictaminados.

m) Otras pruebas y documentos adicionales no incluidos en los literales anteriores y que a criterio del funcionario deban solicitarse en desarrollo de investigaciones.

¿Qué plazo tiene el contribuyente para responder a la DIAN un requerimiento ordinario?

De conformidad con el artículo 261 de la Ley 223 de 1995, la respuesta debe remitirse a la administración de impuestos respectiva, dentro de los 15 días calendario siguientes a la fecha del mismo.

No obstante, por razones justificadas, el obligado a informar puede solicitar prórroga del mismo, lo cual como es apenas obvio debe hacerse antes del vencimiento del plazo para entregar la respuesta.

¿Qué sucede si no se responde un requerimiento ordinario?

Para las personas o entidades obligadas a suministrar información tributaria y para quienes se les haya solicitado informaciones o pruebas y que no la suministran dentro del plazo establecido para ello o cuyo contenido presente errores o no corresponda con lo solicitado, podrá ser sancionado de conformidad con la norma establecida en el artículo 651 del Estatuto Tributario de la siguiente manera:

1. Una multa de hasta 15.000 UVT ($376.980.000 año 2011), la cual será fijada teniendo en cuenta los siguientes criterios:

- Hasta el 5% de las sumas respecto de las cuales no se suministró la información solicitada, o se suministro en forma errónea o extemporánea.

- Si no fuere posible establecer la base para calcular la sanción o la información no tuviere cuantía, se aplicará hasta el 0.5% de los ingresos netos.

- Si no hubiere ingresos, será ese mismo porcentaje sobre el patrimonio bruto del año anterior o de la última declaración de renta o de ingresos y patrimonio.

2. El desconocimientos de costos, rentas exentas, deducciones, descuentos, pasivos, impuestos descontables y retenciones, según el caso, cuando la información requerida se refiera a estos conceptos y de acuerdo con las normas deba conservarse y mantenerse a disposición de la administración tributaria.