¿Quiénes son los obligados a presentar  la información del formato 1001?

De conformidad con el artículo 2 de la Resolución 11429 de 31-10-2011, están obligados a presentar información correspondiente al formato 1001, respecto a los beneficiarios de pagos o abonos en cuenta realizados durante el año gravable 2011, con indicación de las retenciones en la fuente practicadas o asumidas a título de renta, iva y timbre sobre tales pagos o abonos en cuenta, las siguientes personas o entidades:

1. Las personas jurídicas, sociedades y asimiladas, obligadas a presentar declaración del impuesto sobre la renta y complementarios o de ingresos y patrimonio, sean entidades públicas o privadas y las personas naturales y asimiladas obligadas a presentar declaración del impuesto sobre la renta y complementarios, cuando los ingresos brutos del año gravable 2010, sean superiores a quinientos millones de pesos ($ 500.000.000).

2. Las personas naturales y jurídicas, sucesiones ilíquidas y sociedades de hecho, quienes no superan el tope de ingresos por ($500.000.000) por el año gravable 2010, pero que hayan efectuado retenciones en la fuente por un valor total acumulado igual o superior a tres millones de pesos ($ 3.000.000) durante el año gravable 2011.

3. Las personas naturales, personas jurídicas, sociedades y asimiladas, calificadas como Grandes Contribuyentes a la fecha de publicación de la presente Resolución, obligadas a presentar declaración del impuesto sobre la renta y complementarios o de ingresos y patrimonio, sean entidades públicas o privadas, independientemente del monto de los ingresos obtenidos.

4. Las personas jurídicas o sociedades de hecho, que sean beneficiarias de la progresividad en el pago en el impuesto sobre la renta a que se refiere el artículo 4 y el Parágrafo 4 del artículo 50 de la Ley 1429 de 2010 y/o de los descuentos tributarios por aportes parafiscales y otras contribuciones de nómina, a que se refieren los artículos 9, 10, 11 y 13 Ibídem, independiente del monto de ingresos percibidos en el respectivo periodo gravable.

5. Los entes públicos del nivel nacional y territorial de los órdenes central y descentralizado contemplados en el artículo 22 del Estatuto Tributario, no obligados a presentar declaración de ingresos y patrimonio independientemente del monto de sus ingresos.

6. Todas las entidades de derecho público, los fondos de inversión, los fondos de valores, los fondos mutuos de inversión, carteras colectivas, (para los fondos y carteras colectivas, téngase en cuenta el Decreto 2555 de 2010, que recogió y reexpidió las normas del sector financiero, asegurador y del mercado de valores), los fondos de pensiones de jubilación e invalidez, los consorcios, las comunidades organizadas, que hayan practicado retenciones en la fuente durante el año gravable 2011.

Otros informantes que deberán observar las especificaciones correspondientes al formato 1001.

Deberán diligenciar los formatos correspondientes a los pagos o abonos en cuenta y retenciones practicadas de acuerdo a las especificaciones del artículo 4 de la Resolución 11429, los siguientes obligados:

1. Los Secretarios Generales o quienes hagan sus veces de los órganos que financien gastos con recursos del Tesoro Nacional, deberán informar los pagos o abonos en cuenta y las retenciones practicadas durante el año gravable 2011 en el FORMATO 1056 Versión 8.

2. Los consorcios y uniones temporales que durante el año gravable 2011 hubieren efectuado transacciones económicas, independientemente del monto de los ingresos obtenidos, sin perjuicio de la información que deban suministrar los consorciados de las operaciones inherentes a su actividad económica ejecutadas directamente por ellos, deberán informar los pagos efectuados y las retenciones practicadas en el año gravable 2011 en el FORMATO 1043 Versión 8.

3. Las personas o entidades que actuaron como mandatarios o contratistas, durante el año gravable 2011, independientemente del monto de los ingresos percibidos, en relación con las actividades ejecutadas en desarrollo de cada uno de los contratos de mandato o de administración delegada,  deben informar los pagos o abonos en cuenta y retenciones practicadas durante el año gravable 2011 en el FORMATO 1016 Versión 9.

4. Las personas o entidades que actuaron en condición de “operador” o quien haga sus veces, en condición de “solo riesgo” o poseedoras del título minero, en los contratos de exploración y explotación de hidrocarburos, gases y minerales, independientemente del monto de sus ingresos,  deben informar los pagos o abonos en cuenta y retenciones practicadas durante el año gravable 2011 en el FORMATO 1046 Versión 8.

¿Qué tipo de información se debe suministrar?

De acuerdo con lo establecido en el literal e) del artículo 631 del Estatuto Tributario, los obligados a presentar información, deberán suministrar los apellidos y nombres o razón social, identificación, dirección y país de residencia o domicilio de cada uno de los beneficiarios de los pagos o abonos en cuenta (causación) que constituyan costo o deducción o den derecho a impuesto descontable, incluida la compra de activos fijos o movibles, y  los pagos o abonos en cuenta (causación) no solicitados fiscalmente como costo o deducción, indicando del valor de las retenciones en la fuente practicadas o asumidas a título de renta e IVA, autorretenciones y timbre, según el concepto a que corresponda, cuando el valor acumulado en cabeza de un mismo beneficiario, sumando todos los posibles conceptos diferentes por los cuales se le hayan hecho pagos durante el año gravable 2011, sea igual o superior a quinientos mil pesos ($500.000).

Es decir, para determinar si se debe reportar un tercero determinado, se debe verificar la totalidad de los pagos o abonos en cuenta realizados durante el año 2011 por todo concepto, si el total de esos pagos supera la cifra de $500.000, entonces se debe reportar así cada concepto individualmente considerado no supere la cifra anterior.

Los pagos que acumulados por beneficiario por todo concepto sean menores a quinientos mil pesos ($500.000), se informarán acumulados en un solo registro, con identificación 222222222, razón social “CUANTÍAS MENORES” y tipo documento 43, en el concepto a que correspondan, reportando la dirección del informante.

La anterior cuantía mínima no aplica en el caso de los obligados a reportar enunciados anteriormente en los numerales 2 y 7, pues en el caso de los agentes de retención se deberán informar la totalidad de las operaciones realizadas por pagos o abonos en cuenta y las retenciones practicadas, en el concepto a que correspondan, sin tener en cuenta el valor mínimo a reportar, de conformidad con el parágrafo 2 del artículo 4 de la resolución 11429 de 2011.

Se debe tener presente que quienes adquieren la obligación de reportar información exógena tributaria por haber efectuado retenciones en la fuente por un valor total acumulado igual o superior a tres millones de pesos ($3.000.000) durante el año gravable 2011, también deberán suministrar la información relativa al impuesto a las ventas descontable en el formato 1005 v7, conforme a lo establecido en el artículo 8 de la Resolución 11429 de 2011.

Los códigos con los cuales se deben reportar cada concepto de pago o abono en cuenta en el formato 1001 fue definido  por la DIAN de la siguiente manera:

1. Salarios, prestaciones sociales y demás pagos laborales: El valor acumulado efectivamente pagado al trabajador, en el concepto 5001.
2. Viáticos: El valor acumulado efectivamente pagado que no constituye ingreso para el trabajador, en el concepto 5055.
3. Gastos de representación: El valor acumulado efectivamente pagado que no constituye ingreso para el trabajador, en el concepto 5056.
4. Pensiones: El valor acumulado efectivamente pagado, en el concepto 5022.
5. Honorarios: El valor acumulado pagado o abonado en cuenta, en el concepto 5002.
6. Comisiones: El valor acumulado pagado o abonado en cuenta, en el concepto 5003.
7. Servicios: El valor acumulado pagado o abonado en cuenta, en el concepto 5004.
8. Arrendamientos: El valor acumulado pagado o abonado en cuenta, en el concepto 5005.
9. Intereses y rendimientos financieros: El valor acumulado pagado o abonado en cuenta, en el concepto 5006.
10. Compra de activos movibles: El valor acumulado pagado o abonado en cuenta, en el concepto 5007.
11. Compra de activos fijos: El valor acumulado pagado o abonado en cuenta, en el concepto 5008.
12. Los pagos efectuados en el año gravable 2011 por concepto de aportes parafiscales al SENA, a las Cajas de Compensación Familiar y al Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, en el concepto 5010.
13. Los pagos efectuados en el año gravable 2011 por concepto de aportes parafiscales a las empresas promotoras de salud EPS y los aportes al Sistema de Riesgos Profesionales, incluidos los aportes del trabajador, en el concepto 5011.
14. Los pagos efectuados en el  año gravable 2011 por concepto de aportes obligatorios para pensiones efectuados al ISS y a los Fondos de Pensiones, incluidos los aportes del trabajador, en el concepto 5012.
15. Las donaciones en dinero efectuadas durante el año gravable2011, alas entidades señaladas en los artículos 125, 125-4, 126-2 y 158-1 del Estatuto Tributario y la establecida en el artículo 16 dela Ley814 de 2003, y demás que determine la ley ,en el concepto 5013.
16. Las donaciones en activos diferentes a dinero efectuadas durante el año gravable2011 alas entidades señaladas en los artículos 125, 125-4, 126-2 y 158-1 del Estatuto Tributario y la establecida en el artículo 16 dela Ley814 de 2003,  y demás que determine la ley ,en el concepto 5014.
17. El valor de los impuestos efectivamente pagados durante el año gravable 2011 solicitados como deducción, en el concepto 5015.
18. El valor de los aportes, tasas y contribuciones efectivamente pagados durante el año gravable 2011, solicitados como deducción, en el concepto 5058.
19. Redención de inversiones en lo que corresponde al reembolso del capital, en  el concepto 5060.
20. Los demás costos y deducciones, en el concepto 5016.
21. Compra de activos fijos sobre los cuales solicitó deducción según el parágrafo, del  artículo 158-3 del Estatuto Tributario: El valor acumulado pagado o abonado en cuenta, en el concepto 5020. Este valor no debe incluirse en el concepto 5008.
22. El valor acumulado de los pagos o abonos en cuenta al exterior por servicios técnicos, en el concepto 5027. Este valor no debe incluirse en el concepto 5004.
23. El valor acumulado de los pagos o abonos en cuenta al exterior por asistencia técnica, en el concepto 5023.
24. El valor acumulado de los pagos o abonos en cuenta al exterior por marcas, en el concepto 5024.
25. El valor acumulado de los pagos o abonos en cuenta al exterior por patentes, en el concepto 5025.
26. El valor acumulado de los pagos o abonos en cuenta al exterior por regalías, en el concepto 5026.
27. El valor acumulado de la devolución de pagos o abonos en cuenta y retenciones correspondientes a operaciones de años anteriores debe reportarse en el concepto 5028.
28. Cargos diferidos y/o gastos pagados por anticipado por Compras: El valor acumulado pagado o abonado en cuenta se debe reportar en el concepto 5029.
29. Cargos diferidos y/o gastos pagados por anticipado por Honorarios: El valor acumulado pagado o abonado en cuenta se debe reportar en el concepto 5030.
30. Cargos diferidos y/o gastos pagados por anticipado por Comisiones: El valor acumulado pagado o abonado en cuenta se debe reportar en el concepto 5031.
31. Cargos diferidos y/o gastos pagados por anticipado por Servicios: El valor acumulado pagado o abonado en cuenta se debe reportar en el concepto 5032.
32. Cargos diferidos y/o gastos pagados por anticipado por arrendamientos: El valor acumulado pagado o abonado en cuenta se debe reportar en el concepto 5033.
33. Cargos diferidos y/o gastos pagados por anticipado por intereses y rendimientos financieros: El valor acumulado pagado o abonado en cuenta se debe reportar en el concepto 5034.
34. Cargos diferidos y/o gastos pagados por anticipado por otros conceptos: El valor acumulado pagado o abonado en cuenta se debe reportar en el concepto 5035.
35 El monto de las amortizaciones realizadas durante el año se debe reportar en el concepto 5019, excepto el valor del concepto 5057.
36. El monto de las amortizaciones realizadas durante el año  relativo a los Cargos diferidos  por el impuesto al patrimonio, en el concepto 5057.
37. Inversiones en control y mejoramiento del medio ambiente por Compras pagadas o abonadas en cuenta, en el concepto 5036.
38. Inversiones en control y mejoramiento del medio ambiente por Honorarios pagados o abonados en cuenta, en el concepto 5037.
39. Inversiones en control y mejoramiento del medio ambiente por Comisiones pagados o abonados en cuenta, en el concepto 5038.
40. Inversiones en control y mejoramiento del medio ambiente por Servicios pagados o abonados en cuenta, en el concepto 5039.
41. Inversiones en control y mejoramiento del medio ambiente por Arrendamientos pagadas o abonadas en cuenta, en el concepto 5040.
42. Inversiones en control y mejoramiento del medio ambiente por Intereses y Rendimientos financieros pagados o abonados en cuenta, en el concepto 5041.
43. Inversiones en control y mejoramiento del medio ambiente por otros conceptos pagados o abonados en cuenta, en el concepto 5042.
44. El valor de las participaciones o dividendos pagados o abonados en cuenta en calidad de exigibles durante el año 2011, en el concepto 5043.
45. El pago por loterías, rifas, apuestas y similares, en el concepto 5044.
46. Retención sobre ingresos de tarjetas débito y crédito, en el concepto 5045.
47. Enajenación de activos fijos de personas naturales ante oficinas de tránsito y otras entidades autorizadas, en el concepto 5046.
48. El pago o abono en cuenta realizado a cada uno de los cooperados, del valor del fondo de protección de aportes creado con el remanente, en el concepto 5059.

Autorretenciones: 

1. Autorretenciones por ventas, en el concepto 5049.
2. Autorretenciones por servicios, en el concepto 5050.
3. Autorretenciones por rendimientos financieros, en el concepto 5051.
4. Otras autorretenciones, en el concepto 5052.

Timbre:

1. Retenciones practicadas a título de timbre, en el concepto 5053.
2. La devolución de retenciones a título de impuesto de timbre, correspondientes a operaciones de años anteriores, en el concepto 5054.

Las compañías de seguros deberán informar adicionalmente los pagos o abonos en cuenta efectuados por los siguientes conceptos:

1. El importe de las primas de reaseguros pagados o abonados en cuenta, en el concepto 5018.
2. El importe de los siniestros por lucro cesante pagados o abonados en cuenta  en el concepto 5047.
3. El importe de los siniestros por daño emergente pagados o abonados en cuenta, en el concepto 5048.

Algunas consideraciones sobre el diligenciamiento del nuevo formato 1001.

El nuevo Formato 1001 en su versión 8, adicional a la inclusión de los campos necesarios para suministrar la información referente a las retenciones en la fuente en la fuente practicadas o asumidas a título de renta e IVA, presenta los siguientes cambios importantes:

  • Se incluyen dos campos adicionales para efectos de informar el IVA que es llevado como un mayor valor del costo o gasto, diferenciando si tal IVA constituye costo o deducción en la Declaración de Renta. (IVA mayor valor del costo o gasto deducible - IVA mayor valor del costo o gasto no deducible)

El anterior cambio es de suma importancia para efectos de cruces de información, pues en los reportes de información exógena tributaria se estaba presentando una situación muy particular y consistía en que algunos informantes reportaban como valor del “pago o abono en cuenta” en el “formato 1001?, el valor que contablemente figuraba en su cuenta de costo o gasto, incluyendo el mayor valor del IVA no descontable, originando inexactitudes con los valores reportados como “ingresos” en el “formato 1007? por los terceros beneficiarios del pago.

  • Se crean dos nuevos conceptos (5055 – 5056) para efectos de informar el valor de los pagos por concepto de viáticos y gastos de representación que no constituyan ingreso para el trabajador.
  • se crea el concepto 5058, en el cual se debe informar el valor de los aportes, tasas y contribuciones efectivamente pagados durante el año gravable 2011, solicitados como deducción.
  • Se amplían los conceptos respecto a la información de los cargos diferidos y/o gastos pagados por anticipado, los cuales anteriormente se agrupaban bajo el concepto 5009 y el monto de las amortizaciones realizadas durante el año se informaban en el concepto 5019, haciendo exigible reportar la información discriminando el concepto a que corresponde el respectivo cargo diferido y/o gasto pagado por anticipado.
  • Se amplían los conceptos respecto a la información de las inversiones en control y mejoramiento del medio ambiente, los cuales anteriormente se agrupaban bajo el concepto 5021, haciendo exigible la discriminación por concepto a que corresponde la respectiva inversión.
  • La información relativa al valor de las participaciones o dividendos pagados o abonados en cuenta en calidad de exigibles durante el período, y  el valor que del fondo de protección de aportes creado con el remanente fue pagado o abonado en cuenta al cooperado, en el caso de las cooperativas, ya no se reportarán en el Formato 1010 – Información de Socios, Accionistas y/o Cooperados, sino que deben ser reportados en el FORMATO 1001 versión 8 – Pagos y abonos en cuenta y Retenciones practicadas.
  • Se crea el concepto 5044, para efectos de informar el valor de los pagos por concepto de loterías, rifas, apuestas y similares.

Información sobre pagos laborales y demás rentas de trabajo.

Los valores a reportan deben corresponder a conceptos tales como: sueldos, primas, vacaciones, cesantías, intereses a las cesantías y demás prestaciones sociales efectivamente pagadas al empleado; por lo tanto, en este conceptos no se deben incluir los traslados de cesantías efectuados a los fondos.

Cuando se trate de pagos laborales, deben reportar si el acumulado en cabeza de un beneficiario supera la cifra de Diez Millones de Pesos ($10.000.000). Los pagos a los demás asalariados o pensionados que no alcanzaron a acumular individualmente los $10.000.000 de pagos laborales, se reportan con el concepto 5001, en un único registro, nit 222222222, razón social “cuantías menores” y con la dirección del informante.

Así mismo, cuando se trate de pagos por rentas de trabajo, es decir, honorarios, comisiones, servicios (Ver art 103 del E.T), realizados a trabajadores independientes y sin importar si fueron solo causados o efectivamente pagados, en ese caso solo se reportan si superan la cifra de $10.000.000.

Para efectos del reporte del concepto 5001, se debe tener en cuenta que si bien en el formato 1001 se pide el reporte de los valores que se llevarían como costo o deducción en la declaración de renta, lo reportado en éste concepto debe corresponder únicamente a lo pagado efectivamente al empleado, valor que debe cruzar con los valores registrados en el certificado de ingresos y retenciones que debe entregar el empleador, lo cual le permite a la DIAN cruzar con los ingresos declarados por el asalariado en caso de ser declarante de renta.  Sin embargo, como al empleador si le permiten tomar como deducción el valor de los salarios aunque sea que solo se encuentren causados y no efectivamente pagados (con tal de que los aportes a la seguridad social y parafiscales se encuentren efectivamente pagados antes de la presentación de la declaración de renta de conformidad con el artículo 644 del E.T), es por ello que se pide reportar en el formato 1011 bajo el concepto 8702, el total de los costos y gastos laborales que tomará como deducibles en la declaración de renta.

Si una Cooperativa o Precooperativa de trabajo asociado está obligada a hacer este reporte, entonces los pagos por “compensaciones” hechos a sus asociados, se reportarán con el mismo criterio con el que se reportarán los pagos por salarios y demás pagos laborales.

Información sobre pagos a EPS, ARP, Fondos de Pensiones y Aportes Parafiscales.

Se pide reportar los mismos sólo si se encuentran efectivamente pagados y se hace incluyendo el aporte del trabajador. Este dato por tanto no coincidirá con los datos que el reportante tiene como costo o gasto en sus registros contables y fiscales. La información se debe tomar de las Planillas Integradas de Liquidación de Aportes pagadas entre el 1 de Enero y el 31 de Diciembre del año 2011.

En el caso de los aportes parafiscales al SENA, ICBF y Cajas de Compensación Familiar, para que proceda la deducción, se requiere que se encuentren efectivamente pagados, por lo tanto, el valor a incluir en la casilla “Pago o abono en cuenta deducible” debe corresponder a los valores pagados en el año 2011 y que se incluiría igualmente la declaración de renta, mientras que los valores causados no solicitados fiscalmente como costo o deducción se reportan en la casilla “Pago o abono en cuenta no deducible”

En cuanto a los pagos efectuados a las entidades de seguridad social en salud, pensiones y riesgos profesionales, igualmente se pide reportar los valores efectivamente pagados durante el año 2011 (no los valores sólo causados) incluido el aporte a cargo del empleado. Para el efecto, se debe reportar en la columna de “pago o abono en cuenta deducible” el valor de los aportes obligatorios a cargo del empleador y la parte a cargo del empleado se reportará en la columna de “pagos o abonos en cuenta no deducibles”

El reporte se debe realizar en cabeza de cada una de las entidades autorizadas para recaudar los aportes.

En caso de los aportes a pensiones, allí solo se pide el aporte “obligatorio”, por lo tanto, los aportes voluntarios no se deben reportar bajo el concepto 5012.

La intención de este reporte es que la DIAN  pueda cruzar esta información con el reporte que a su vez le hacen llegar las EPS, ARPs, Fondos de Pensiones y Cajas de Compensación indicando quienes están al día o no en sus pagos laborales (art 626 del E.T)

Devolución de pagos o abonos en cuenta y retenciones de operaciones de años anteriores.

Se debe reportar el valor de las devoluciones de los pagos o abonos en cuenta de años anteriores y las retenciones correspondientes en el concepto 5028.

Recuerde que en el caso de las devoluciones de retenciones a título de renta, el agente de retenciones debe conservar la manifestación por escrito del retenido en la cual haga constar que tal retención no ha sido ni será imputada en la respectiva declaración de renta para que proceda la devolución (Decreto 1189/88, art. 5, Inc. 3)

Igualmente, cuando se realicen devoluciones de retención en la fuente a título de IVA, el retenido debe manifestar por escrito al retenedor que los valores retenidos no fueron ni serán imputados en la declaración de IVA para que proceda la devolución (Decreto 380/96, art. 11)

De conformidad con lo establecido en el parágrafo 10, del artículo 4 de la resolución 11429/2011, el valor de la devolución de pagos o abonos en cuenta de años anteriores se deben reportar en la columna de “Pagos o abonos en cuenta no deducibles” y el valor de las retenciones devueltas en la columna de retenciones correspondiente; las demás casillas se diligencian en ceros.

Cargos diferidos y/o gastos pagados por anticipado.

Una de las importantes modificaciones que presenta el nuevo formato 1001, consiste en que ahora se debe diferenciar los cargos diferidos y/o gastos pagados por anticipado de acuerdo al concepto a que corresponda, para lo cual se crearon los conceptos 5029 a 5035.

Teniendo en cuenta que la DIAN utiliza este reporte con el fin de establecer los ingresos de los terceros que se reportan, recuerde que el valor de las amortizaciones realizadas durante el año 2011 contra las cuentas del costo o gasto, se deben detraer de los valores a reportar bajo los conceptos 5002 a 5006 con el fin de evitar duplicidad en la información.

Las amortizaciones se deben reportar bajo el nit de cada tercero bajo el concepto 5019 a excepción de la amortización del impuesto al patrimonio que se debe reportar bajo el concepto 5057. 

¿Cómo se  hace la entrega del reporte?

En primer lugar, es importante que el RUT de la entidad o persona natural reportante refleje la responsabilidad “14 – Informante de Exógena” Y que si se trata de una persona jurídica, entonces el representante legal de la misma tengo su propio RUT en el cual se refleje la responsabilidad “22 – Suscribir declaraciones de terceros”

Adicionalmente, el representante legal de la persona jurídica reportante o la persona natural obligada a reportar debe contar con mecanismo de firma digital, debido a que la información se debe suministrar mediante los “servicios informáticos electrónicos” de la DIAN.