A partir del próximo 16 de Febrero y hasta el 23 de Marzo de 2011, fue fijado el plazo para la presentación de información exógena tributaria correspondiente a las retenciones en la fuente (a titulo de renta, iva y timbre) practicadas por aquellas personas naturales o jurídicas que durante el año gravable 2010 tuvieron la obligación legal de actuar como agentes de retención en la fuente.

¿Quiénes deben presentar únicamente el formato 1002?

De conformidad con el literal c) del artículo 2 de la resolución 8660, las personas naturales o jurídicas que no cumplen con el tope de ingresos brutos del año gravable 2009 fijado en $1.100 Millones, pero que durante el año gravable 2010 tuvieron la obligación de actuar como agentes de retención en la fuente, estarán obligados a presentar la información exógena tributaria correspondiente a las retenciones en la fuente practicadas conforme al literal b) del articulo 631 del E.T.

Debe tenerse en cuenta que en el caso de una persona natural o jurídica que presentó en ceros todas las declaraciones de retención en la fuente por el año gravable 2010 por que no se presentaron pagos o abonos en cuenta sujetos a retención, entonces no estará en la obligación de presentar este reporte, con la excepción de que si las declaraciones de retención en la fuente debieron ser presentadas en ceros por motivo de la compensación de saldos originados en la devolución, rescisión o anulación de operaciones sometidas a retención en la fuente de años anteriores, entonces si existirá la obligación de presentar información.

Además, si una sucesión ilíquida o una persona natural o jurídica dejaron de funcionar en algún momento dentro del año 2010 y no habían cancelado el RUT antes de la expedición de la resolución 8660, o en el caso de que se haya liquidado y cancelado el RUT después de la expedición de la resolución 8660, deberán presentar el reporte con las retenciones que hayan practicado por la fracción del año 2010 por la cual funcionaron.

¿Qué tipo de información se debe suministrar?

Se debe informar la totalidad de las operaciones sujetas a retención en la fuente que se realizaron durante el año gravable 2010, indicando si dichas retenciones fueron efectivamente descontadas al tercero o si fueron asumidas por el agente de retención, el valor total de los pagos o abonos en cuenta sujetos a retención en la fuente (Base de Retención), el concepto por el cual se practicó o asumió la retención y el valor acumulado para cada tercero y por cada concepto de retención en la fuente.

Contenido del Formato 1002.

Al momento de diligenciar la información a suministrar se deben tener en cuenta los siguientes parámetros:

1. Concepto.

Para informar los conceptos por los cuales se practicaron o asumieron las retenciones en la fuente, bien sea a titulo de renta, de impuesto sobre las ventas o impuesto de timbre, la DIAN ha definido en el artículo 5 de la resolución 8660 los siguientes códigos para cada concepto de retención:

Retenciones practicadas a título de renta.

a) Retención por salarios y demás pagos laborales, en el concepto 2301.
b) Retención por compras, en el concepto 2302.
c) Retención por comisiones, en el concepto 2303.
d) Retención por honorarios, en el concepto 2304.
e) Retención por servicios, en el concepto 2305.
f) Retención por arrendamientos, en el concepto 2306.
g) Retención por rendimientos financieros, en el concepto 2307.
h) Retención en la fuente por dividendos y participaciones, en el concepto 2308.
i) Retención por enajenación de activos fijos de personas naturales ante oficinas de tránsito y otras entidades autorizadas, en el concepto 2309.
j) Retención sobre ingresos de tarjetas débito y crédito, en el concepto 2310.
k) Retención por loterías, rifas, apuestas y similares, en el concepto 2311.
l) Retención por pagos al exterior a título de renta y de remesas, en el concepto 2312.
m) Otras retenciones, en el concepto 2313.
n) Autorretenciones por ventas, en el concepto 2314.
o) Autorretenciones por servicios, en el concepto 2315.
p) Autorretenciones por rendimientos financieros, en el concepto 2316.
q) Otras autorretenciones, en el concepto 2317.
r) La devolución de retenciones correspondientes a operaciones de años anteriores debe reportarse en el concepto 2335.

Las autorretenciones a que se refieren los literales n), o), p) y q) de este numeral deberán ser reportadas bajo el NIT del informante.

Retenciones asumidas a título de renta.

a) Retención por salarios y demás pagos laborales, en el concepto 2321.
b) Retención por compras, en el concepto 2322.
c) Retención por comisiones, en el concepto 2323.
d) Retención por honorarios, en el concepto 2324.
e) Retención por servicios, en el concepto 2325.
f) Retención por arrendamientos, en el concepto 2326.
g) Retención por rendimientos financieros, en el concepto 2327.
h) Retención en la fuente por dividendos y participaciones, en el concepto 2328.
i) Retención por enajenación de activos fijos de personas naturales ante oficinas de tránsito y otras entidades autorizadas, en el concepto 2329.
j) Retención sobre ingresos de tarjetas débito y crédito, en el concepto 2330.
k) Retención por loterías, rifas, apuestas y similares, en el concepto 2331.
l) Retención por pagos al exterior a título de renta y de remesas, en el concepto 2332.
m) Otras retenciones, en el concepto 2333.

Retención en la fuente practicada a título del impuesto sobre las ventas.

a) Retención en la fuente a personas o entidades del régimen común, en el concepto 2318.
b) Retención en la fuente asumida por operaciones con personas del régimen simplificado, en el concepto 2319.
c) Retención en la fuente a personas o entidades sin residencia o domicilio en el país, en el concepto 2320.
d) La devolución de retenciones correspondientes a operaciones de años anteriores debe reportarse en el concepto 2336.

Retenciones en la fuente practicadas a título de Impuesto de timbre.

  • Concepto 2334
  • La devolución de retenciones a título de impuesto de timbre, correspondientes a operaciones de años anteriores, debe reportarse en el concepto 2337

2. Tipo de Documento

Según corresponda el tipo de documento del tercero al cual se le practicó o asumió la retención en la fuente, se debe informar con los siguientes códigos:

  • 11. Registro Civil de Nacimiento.
  • 12. Tarjeta de Identidad.
  • 13. Cédula de Ciudadanía.
  • 21. Tarjeta de Extranjería.
  • 22. Cédula de Extranjería.
  • 31. Nit.
  • 41. Pasaporte.
  • 42. Tipo de Documento Extranjero.
  • 43. Sin identificación del exterior.

El tipo de documento 42 se utiliza para informar las retenciones en la fuente practicadas correspondiente a operaciones realizadas con personas o entidades sin residencia o domicilio en el país, indicando el código o clave de identificación fiscal tributaria, tal como figura en el registro fiscal del país de residencia o domicilio.

Cuando en dicho país no se utilice número, código o clave fiscal, se debe informar con identificación 444444001 en forma ascendente, variando consecutivamente en una unidad hasta 444449000 y tipo de documento 43.

3. Datos de Identificación del Informado.

Se debe suministrar la siguiente información relativa a la identificación y domicilio de los terceros a los cuales se les practicó o asumió retenciones en la fuente durante el año gravable 2010:

  • Número de Identificación del Informado
  • Dígito de Verificación (Este campo es obligatorio para todos los terceros con tipo de documento 31)
  • Apellidos, nombres o razón social.
  • Dirección.
  • Código de Departamento, Código de Municipio y Código de país de residencia.

Una de las dificultades que suele presentarse en la preparación de la información tiene que ver con la consecución de los datos de identificación y la dirección del tercero informado, es por este motivo que es muy importante solicitar siempre al momento de realizar la primera operación con un tercero una copia de su Registro Único Tributario.

También suele presentarse la situación de que al momento de diligenciar la información, se encuentran terceros que tienen como NIT y tipo de documento 31 una cédula de ciudadanía con dígito de verificación y como razón social el nombre del establecimiento de comercio perteneciente a dicha persona natural. Lo correcto es que aunque se trate de tipo documento 31 por tener dígito de verificación, se informe con el nombre de la persona natural a la cual corresponde esa cédula y no con el nombre del establecimiento de comercio. Si este es su caso, la página web del Registro Único Empresarial cuenta con una importante herramienta en la cual puedes encontrar información de identificación del propietario del establecimiento de comercio. Consúltala AQUÍ

4. Valor del Pago o Abono en Cuenta Sujeto a Retención.

Este valor debe corresponder con el total de los pagos o causaciones por cada concepto de retención que cumplían con la base para estarles practicando retención en la fuente e incluso, debe corresponder al mismo valor que figura en los certificados de retención en la fuente que se les estarán expidiendo a dichos terceros durante los primeros meses del 2011. (Hasta el 17 de Marzo)

Para el caso de la retenciones en la fuente por pagos laborales e incluso, las retenciones en la fuente por honorarios en las cuales el contratista tiene la posibilidad de disminuir su base de retención descontando los pagos de seguridad social en salud, aportes voluntarios en pensiones y ahorro en cuentas AFC, es aconsejable manejar el valor consolidado del total de los pagos laborales o por honorarios brutos que se le efectuaron al empleado o contratista antes de ser depurados y no el valor neto después de depuraciones así este último sea sobre el que efectivamente se practicó la retención. La razón de esto, es que si el informante también tiene la obligación de presentar el formato 1001 – Pagos o Abonos en Cuenta, ese mismo valor bruto por salarios u honorarios sería el que iría reportado en dicho formato y de esta manera habría coherencia entre lo que se reporta en ambos formatos. Aunque es de aclarar que el valor base de retención reportado en el formato 1002 no necesariamente tiene que coincidir con el valor del pago o abono en cuenta reportado en el formato 1001, debido a que pueden existir pagos a un mismo tercero y por un mismo concepto de retención pero que no cumplía con las bases para que esta se practicará y por lo tanto, esos pagos no sujetos a retención solo se verán reflejados en la información del formato 1001.

5. Valor de la Retención en la Fuente Practicada.

Al respecto es importante mencionar que en el caso de las retenciones a titulo de “renta”, se hace necesario distinguir entre si la retención fue “efectivamente practicada al sujeto pasivo” o si fue “asumida por el agente de retención”

Adicionalmente, si durante el año 2010 se llegaron a presentar alguna de las siguientes situaciones:

  • Devoluciones de retenciones en la fuente a titulo de renta que eran de años anteriores.
  • Devoluciones de retenciones a titulo de IVA que eran de años anteriores.
  • Devoluciones de retenciones de timbre de años anteriores.

En esos casos se deberán discriminar con unos códigos especiales las bases de esas devoluciones y el valor de la retención devuelta.

¿Cómo se Hace la Entrega del Formato 1002?

En primer lugar, es importante que el RUT de la entidad o persona natural informante refleje la responsabilidad “14 – Informante de Exógena”. Y si se trata de una persona jurídica, que el representante legal de la entidad también tenga su propio RUT y con la responsabilidad “22 – Suscribir Declaraciones de Terceros”

Para quienes deban entregar únicamente el formato 1002, lo debe hacer de la siguiente forma según el inciso 2 del artículo 19 de la resolución 8660:

a) Si para la fecha en que van a entregar el reporte ya están obligados a presentar en forma virtual sus declaraciones tributarias (ver resolución 01336 de Febrero 2010) u otro tipo de reporte que puede exigir la DIAN, entonces el reporte de información exógena tributaria también se debe entregar virtualmente.

b) Si para la fecha en que van a entregar el reporte no están obligados a presentar de forma virtual ni sus declaraciones tributarias, ni ningún otro reporte especial para la DIAN, entonces el reporte de la información exógena tributaria se debe presentar en forma presencial ante cualquiera de las dependencias habilitadas de la DIAN en todo el país. Lo hace la persona natural que fue agente de retención o el representante legal de las personas jurídicas que fueron agentes de retención y llevaría los archivos en formato XML únicamente en una memoria USB. En el caso de que el representante legal o la persona natural informante no puedan asistir personalmente a los puntos autorizados, puede delegar mediante un escrito o poder a un tercero para la presentación del trámite.

También existe la posibilidad para los informantes que no cuentan con mecanismo de firma digital, de que ingresen al portal de la DIAN y a través de los servicios informáticos electrónicos y la opción “presentación de información por envío de archivos”, colocar el archivo del formato 1002 en la “bandeja de entrada “, imprimir el acuse de recibo que automáticamente les generaría en formato PDF con la leyenda “en trámite” y luego dirigirse a los puntos autorizados de la DIAN con ese documento impreso para formalizarlo.

c) Si el informante persona jurídica no está obligado a presentar este reporte en forma virtual, pero sucede que su representante legal cuenta con mecanismo de firma digital, entonces puede de forma voluntaria presentar el formato virtualmente y ahorrarse las filas que se forman en la DIAN para la entrega física del formato.

La información se debe suministrar en archivos XML, por lo cual la DIAN cada año publica el prevalidador tributario con el fin de facilitar a los contribuyentes una herramienta que les permite generar dichos archivos desde Excel y validar que la  información cumpla con todos los requerimientos técnicos exigidos.