¿Quiénes deben suministrar la información correspondiente al formato 1009?

De conformidad con la Resolución 11429 de 2011, están obligados a presentar información correspondiente  al formato 1008 respecto de los deudores de créditos activos al 31 de Diciembre de 2011, las siguientes personas o entidades:

- Las personas naturales y asimiladas, personas jurídicas, sociedades y asimiladas y demás entidades públicas y privadas obligadas a presentar declaración del impuesto sobre la renta y complementarios o de ingresos y patrimonio, cuando sus ingresos brutos del año gravable 2010, sean superiores a quinientos millones de pesos ($ 500.000.000).

- Las personas jurídicas o sociedades de hecho, que sean beneficiarias de la progresividad en el pago en el impuesto sobre la renta a que se refiere el artículo 4 y el Parágrafo 4 del artículo 50 de la Ley 1429 de 2010 y/o de los descuentos tributarios por aportes parafiscales y otras contribuciones de nómina, a que se refieren los artículos 9, 10, 11 y 13 Ibídem, independiente del monto de ingresos percibidos en el respectivo periodo gravable.

- Las personas naturales, personas jurídicas, sociedades y asimiladas, calificadas como Grandes Contribuyentes a la fecha de publicación de la presente Resolución, obligadas a presentar declaración del impuesto sobre la renta y complementarios o de ingresos y patrimonio, sean entidades públicas o privadas, independientemente del monto de los ingresos obtenidos.

-Las personas o entidades que actuaron como mandatarios o contratistas, durante el año gravable 2011, independientemente del monto de los ingresos percibidos, en relación con las actividades ejecutadas en desarrollo de cada uno de los contratos de mandato o de administración delegada.

- Las personas o entidades que actuaron en condición de “operador” o quien haga sus veces, en condición de “solo riesgo” o poseedoras del título minero, en los contratos de exploración y explotación de hidrocarburos, gases y minerales, independientemente del monto de sus ingresos.

-  Los consorcios y uniones temporales que durante el año gravable 2011 hubieren efectuado transacciones económicas, independientemente del monto de los ingresos obtenidos, sin perjuicio de la información que deban suministrar los consorciados de las operaciones inherentes a su actividad económica ejecutadas directamente por ellos.

¿Qué tipo de información se debe suministrar?

Los obligados a presentar información, deberán suministrar apellidos y nombres o razón social, identificación, dirección y país de residencia o domicilio de cada uno de los terceros con quienes se tengan cuantas por pagar aceptables fiscalmente a Diciembre 31 de 2011, siempre y cuando el valor acumulado por cada tercero por todos los conceptos de pasivos sea igual o superior a $5.000.000.

Aquellos terceros con los que se tengan saldos en cuentas por pagar inferiores a los $5.000.000, se agruparán en un único registro, dentro de cada uno de los conceptos señalados por la DIAN según el concepto del pasivo correspondiente, con el Nit 222222222 “Cuantías Menores” y tipo de documento 43.

Los pasivos deberán ser reportados según al concepto que correspondan de la siguiente manera:

1. El valor del saldo de los pasivos con proveedores, en el concepto 2201.
2. El valor del saldo de los pasivos con compañías vinculadas accionistas y socios, en el concepto 2202.
3. El valor del saldo de las obligaciones financieras, en el concepto 2203.
4. El valor del saldo de los pasivos por impuestos, gravámenes y tasas, en el concepto 2204.
5. El valor del saldo de los pasivos laborales, en el concepto 2205.
6. El valor del saldo del pasivo determinado por el cálculo actuarial, en el concepto 2207, con el NIT del informante.
7. El valor de los pasivos exclusivos de las compañías de seguros, en el concepto 2209.
8. El valor de los pasivos respaldados en documento de fecha cierta, en el concepto 2208.
9. El valor del saldo de los demás pasivos, en el concepto 2206.

Consideraciones sobre el diligenciamiento del formato 1009.

El saldo de los pasivos del exterior, deberá ser relacionado por cada una de las personas o entidades, informando en el campo de identificación, el número, código o clave de identificación fiscal tributaria, tal como figura en el registro fiscal del país de residencia o domicilio, en relación con el impuesto a la renta o su similar, sin guiones, puntos o comas, con tipo de documento 42. Cuando en dicho país no se utilice número, código o clave fiscal, se debe informar con identificación 444444001 en forma ascendente, variando consecutivamente en una unidad hasta el 444449000 y con tipo de documento 43. Los campos de dirección, departamento y municipio no se deben diligenciar.

Otro aspecto a considerar, es si la entidad o persona natural informante llegaron a participar durante el año 2011 como miembro de un consorcio o unión temporal, como “mandantes” en un contrato de mandato, o como asociado de un contrato de exploración de hidrocarburos, gases y minerales, no deben reportar el saldo de los pasivos que figuren en sus contabilidades pero que fueron originados en dichas operaciones, pues tales pasivos serán reportados únicamente por el “obligado a facturar” en el consorcio o unión temporal, por “operador” en el contrato de exploración, o por el “mandatario” que los representó.

En esos casos, esas entidades reportarían en el formato 1009 los saldos a Dic. 31 de 2011 de las cuentas por pagar originadas en sus operaciones propias. Pero los saldos a Dic. 31 de 2011 de los pasivos que se originan al administrar los costos y gastos por cuenta de los terceros a quienes representaban, serán reportadas en los formatos 1027, 1052 ó 1588, según les corresponda, y siguiendo los mismos criterios de selección de terceros a reportar establecidos para el formato 1009.

El saldo a Diciembre 31 del pasivo correspondiente a las Retenciones en la Fuente a título de renta, IVA o timbre, e Impuesto a las ventas por pagar, se entiende que se debe reportar a un único beneficiario: U.A.E Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales DIAN, Nit 800.197.268-4, y dirección cra 8 N° 6-64 de Bogotá.

El saldo a Diciembre 31 del pasivo correspondiente a las retenciones en la fuente a título de industria y comercio, se debe reportar con los datos de identificación de la secretaría de hacienda municipal a la que se cancelan tales retenciones.

En cuanto a los pasivos originados por sobregiros bancarios, se debe tener presente que ese pasivo de debe declarar e informar en el formato 1009 por su valor fiscal, por lo tanto, dichos sobregiros deben corresponder a los saldos que figuren en el extracto bancario como tal y  no los sobregiros originados únicamente en la contabilidad por concepto de los cheques girados y pendientes de cobro a Diciembre 31, pues solo así habría cruce de información cuando el banco reporte como su “deudor” a la empresa que hace este reporte de pasivos.