En el artículo 499 del Estatuto Tributario, se establecen los requisitos que debe cumplir una persona natural para poder calificar como responsable del impuesto a las ventas en el régimen simplificado; entre ellos, que solo puede tener máximo un establecimiento de comercio, local, sede u oficina donde desarrolle la actividad; que no desarrolle actividades bajo franquicia, concesión, regalía, autorización o cualquier otro sistema que implique la explotación de intangibles; que no desarrolle actividades de importación o exportación o cualquier otra actividad que lo convierta en usuario aduanero; que el monto de sus consignaciones bancarias, depósitos o inversiones financieras durante el año anterior o durante el respectivo año no supere la suma de 4.500 UVT; que en el caso de celebrar un contrato de venta de bienes o prestación de servicios gravados por una cuantía superior a 3.300 UVT, debe inscribirse previamente como responsable del régimen común; y por último, que los ingresos brutos provenientes de la actividad en el año anterior sean inferiores a 4.000 UVT.

En efecto, para que una persona natural que vende bienes o presta servicios gravados con el IVA pueda ejercer tales operaciones, primero debe definir si cumple con la totalidad de los requisitos definidos en el artículo 499 del ET para desarrollar tales operaciones bajo el “Régimen simplificado” (sin tener que facturar sus operaciones, ni generar IVA sobre las mimas; ver artículo 616-2 del ET y el parágrafo del artículo 437 del ET). Pero en caso de que incumplan alguno de tales requisitos, solo pueden funcionar perteneciendo al Régimen común (teniendo que facturar, generar el IVA y declarar bimestralmente; ver artículos 509 602 617 del ET )

Respecto al requisito de los ingresos, se debe precisar que la calidad de responsable frente al impuesto a las ventas se concreta por la comercialización de bienes y/o prestación de servicios gravados (incluido los bienes y servicios exentos), por lo tanto, el monto de los ingresos del año anterior, que se deben tomar como referencia para definir si se puede pertenecer al régimen simplificado o si por el contrario se está en la obligación de inscribirse como responsable del régimen común, es únicamente el proveniente de operaciones susceptibles de ser gravados con el impuesto sobre las ventas.

Por consiguiente, cuando el responsable del régimen simplificado desarrolle de manera conjunta actividades de venta de bienes y prestación de servicios gravados, excluidos y/o no gravados con el impuesto a las ventas, para efectos de determinar si por el criterio de los ingresos pasaría a ser responsable del régimen común o podrá continuar como responsable del régimen simplificado, debe analizar de manera separada los ingresos que el responsable haya obtenido en el desarrollo de cada actividad, de tal manera que si los ingresos provenientes de la comercialización de bienes o prestación de servicios gravados supera la cuantía establecida por la ley, tiene la obligación de inscribirse como responsable del régimen común y cumplir con las obligaciones propias de los responsables de dicho régimen.

La razón por la cual los ingresos provenientes por operaciones excluidas o no gravadas con el impuesto a las ventas no se deben tener en cuenta para determinar si una persona natural se encuentra obligada a pertenecer al régimen común, se debe a que no se puede hablar de  responsabilidad frente al impuesto si no se configura el hecho generador del mismo, es decir, al no estar sometidos a dicho impuesto, no son responsables de él. Por este motivo, es que las personas o entidades que únicamente comercializan bienes y/o prestan servicio “excluidos” o “no gravados”, son considerados como sujetos “no responsables” del impuesto a las ventas, puesto que no pueden ser clasificados ni como responsables del régimen común ni simplificado y no hay lugar a que se deban inscribir en el RUT haciendo figurar la “responsabilidad 11” ni la “responsabilidad 12”.

Para ilustrar lo anterior, si un tendero responsable del régimen simplificado durante el año 2010 obtuvo ingresos totales por valor de $120.000.000, de los cuales $75.000.000 correspondían a ingresos provenientes por operaciones gravadas y $45.000.000 correspondían a ingresos por operaciones excluidas (venta de frutas y hortalizas), de acuerdo con el criterio de los ingresos establecido en el artículo 499 del E.T., dicho contribuyente podrá continuar durante el año 2011 como responsable del régimen simplificado, debido a que los ingresos provenientes de operaciones gravadas no superan los 4.000 UVT ($98.220.000 año 2010), así los ingresos totales terminen superando dicha cifra.

Otro punto importante que debe ser tenido en cuenta por los responsables del régimen simplificado, es que gracias a los cruces con la información exógena tributaria que cada año reportan las grandes empresas, la DIAN tiene la posibilidad de conocer el volumen de compras realizados por dichos responsables y de ahí inferir el volumen de sus ventas, detectando de esta forma personas inscritas en el régimen simplificado que tienen la obligación de actuar como responsables del régimen común.