1. Inscribirse en el registro único tributario.

De conformidad con el artículo 555-2 del Estatuto Tributario, todos los responsables del impuesto a las ventas se encuentran en la obligación de inscribirse en el registro único tributario, RUT, dado que este constituye el mecanismo único para identificarlos, ubicarlos y clasificarlos. Esta obligación se aplica tanto a los responsables del régimen común como para los del régimen simplificado.

La inscripción en el RUT deberá cumplirse en forma previa al inicio de la actividad económica ante las oficias competentes de la DIAN, de las cámaras de comercio o demás entidades que se encuentren facultadas para el efecto.

2. Recaudar y consignar el impuesto.

El recaudo consiste en cobrar el impuesto sobre las ventas cuando se realicen operaciones sobre bienes y servicios gravados.

La obligación de consignar consiste en entregarle al Estado el IVA recaudado en las operaciones gravadas.

3. Expedir factura o documento equivalente.

Todas las personas o entidades que tengan la calidad de comerciantes, ejerzan profesiones liberales o presten servicios inherentes a estas o enajenen bienes producto de la actividad agrícola o ganadera deberán expedir factura o documento equivalente por todas las operaciones que realicen y conservar una copia de ellas en sus archivos, independientemente de su calidad de contribuyentes o no de los impuestos administrados por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.

Los responsables del régimen simplificado, se encuentran exceptuados de la obligación de expedir factura, siempre que se encuentren inscriptos en el RUT. Cuando comercialicen bienes o presten servicios gravados, deberán llevar el libro de registro de operaciones diarias por cada establecimiento.

4. Expedir certificado de retención por IVA.

Quienes tengan la calidad de agentes de retención del impuesto sobre las ventas, deberán expedir un certificado bimestral por las retenciones practicadas a título de este impuesto. A solicitud del beneficiario del pago, el agente de retención expedirá un certificado por cada retención efectuada.

El certificado deberá expedirse dentro de los quince (15) días calendario siguientes al bimestre en que se practicó la retención, discriminando cada una de las retenciones practicadas, y cumpliendo los siguientes requisitos:

a) Período bimestral y ciudad donde se consignó la retención;

b) Fecha de expedición del certificado;

c) Apellidos y nombres o razón social y NIT del agente de retención;

d) Dirección del agente de retención;

e) Apellidos y nombre o razón social y NIT de la persona o entidad a quien se practicó la retención;

f) Monto del IVA generado en la operación;

g) Monto total y concepto del pago sujeto a retención;

h) Concepto y cuantía de la retención practicada, y

i) La firma del pagador o agente de retención.

5. Presentar la declaración.

No están obligados a la presentación de la declaración bimestral del Impuesto a las Ventas los responsables del régimen simplificado.

Tampoco estarán obligados a presentar la declaración bimestral del impuesto sobre las ventas los responsables del régimen común en los períodos en los cuales no hayan efectuado operaciones sometidas al impuesto ni operaciones que den lugar a impuestos descontables, ajustes o deducciones en los términos de lo dispuesto en los artículos 484 y 486 del Estatuto Tributario. (Artículo 22, Ley 1430 de 2010)

6. Informar el cese de actividades.

Los responsables, tanto del régimen común como simplificado, que cesen definitivamente el desarrollo de actividades sujetas el impuesto sobre las ventas, deberán informar tal hecho a la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, dentro de los 30 días siguientes al mismo.

Una vez recibida la información por parte de la DIAN, se procederá a cancelar la inscripción en el Registro Único Tributario, previas las verificaciones a que haya lugar.

El hecho de no haber presentado las declaraciones de IVA no es una causal para negar la cancelación la responsabilidad frente al impuesto sobre las ventas en el RUT, las verificaciones que debe hacer la DIAN deben estar dirigidas a establecer la veracidad del cese de actividades gravadas y establecer el estado de las obligaciones del contribuyente con el fin de adelantar las actuaciones administrativas pertinentes.

7. Deber de atender requerimientos.

Los contribuyentes de los impuestos administrados por la DIAN, deberán atender los requerimientos de información y pruebas relacionadas con investigaciones que realice la administración de impuestos, cuando a juicio de esta, sean necesarios para verificar la situación fiscal de unos y otros, o de terceros, relacionados con ellos.

8. Conservar informaciones y pruebas.

Cuando se trate de documentos que soportan las declaraciones de IVA y retención en la fuente, la obligación de conservar los documentos, informaciones y pruebas será por el mismo término de firmeza de la declaración de renta del mismo periodo.

9. Presentación de información exógena tributaria.

La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales puede solicitar información contable y fiscal para realizar los estudios de cruces de información necesarios que permitan el debido control de los tributos, por lo que el suministro de información tiene relevancia tributaria en el marco de la lucha contra la evasión y la alusión fiscal y por ende en el cumplimiento de las metas de gestión tributaria.

10. Cumplir las normas de contabilidad.

Los responsables del impuesto sobre las ventas sometidos al régimen común, deben llevar un registro auxiliar de las ventas y compras, y una cuenta mayor o de balance cuya denominación será “impuesto sobre las ventas por pagar”, en el cual se deben reflejar fielmente los movimientos contables, independientemente de que no se encuentre obligado a llevar contabilidad.

En cuanto a los responsables del régimen simplificado, deben llevar el libro de registro de operaciones diarias.