El requerimiento especial es un acto administrativo que debe proferir la Administración de Impuestos de manera previa a la elaboración y notificación de una “Liquidación Oficial de Revisión”, documento que reemplaza la liquidación privada del contribuyente que ha sido renuente a corregirla por sí mismo, por lo tanto, la División de Fiscalización de la DIAN debe primero notificar al contribuyente o declarante mediante un  ”Requerimiento Especial” que su liquidación privada podría ser reemplazada por una liquidación oficial.

Este acto administrativo, es un documento preparatorio que brinda al contribuyente una primera oportunidad para ejercer su derecho de defensa, sin el cual, el proceso de determinación oficial del tributo sería nulo, es decir, que habilitaría al contribuyente para demandar en “acción de nulidad y restablecimiento del derecho” ante la jurisdicción de lo contencioso administrativo.

Contenido del Requerimiento Especial.

De conformidad con los artículos 703 y 704 del Estatuto Tributario, el Requerimiento Especial que la DIAN profiere a un contribuyente, debe contener todos los puntos que la Administración Tributaria pretenda modificar a la declaración privada, con las explicaciones de las razones en que se sustenta, así como la cuantificación de los impuestos, anticipos, retenciones y sanciones, que se pretende adicionar.

Es decir, cada uno de los renglones de la declaración tributaria que según criterio de la DIAN el contribuyente incurrió en inexactitud, deben ser cuestionados con la explicación de los hechos y sustento jurídico que motivaron el acto administrativo.

¿Cuál es el Término para notificar el Requerimiento Especial?

El plazo con que cuenta la Administración de Impuestos para proferir un Requerimiento Especial al contribuyente se establece de la siguiente manera:

- Por el Término de Firmeza de la declaración. Por norma general, el requerimiento especial debe ser notificado al contribuyente, a  más tardar dentro de los dos (2) años siguientes al vencimiento del plazo para declarar o de la fecha de presentación de la declaración tributaria si ésta fue extemporánea.

- Si la declaración tributaria cumple con los requisitos para acogerse al “beneficio de auditoria” conforme al artículo 689-1 del E.T., el término para notificar el requerimiento especial, será el mismo contemplado para el término de firmeza de la declaración con beneficio de auditoria, es decir, 6, 12 ó 18 meses.

En las declaraciones de renta que se determinen o compensen pérdidas fiscales, el término para notificar el requerimiento especial al igual que el término de firmeza de la declaración será de cinco (5) años contador a partir de su fecha de presentación.

- Cuando la declaración tributaria respectiva presenta un saldo a favor que haya sido solicitado en devolución o compensación, el término para notificar el requerimiento especial se contará a partir de la fecha de la solicitud de esa devolución.

¿Cuándo se suspense el Término para Notificar el Requerimiento Especial?

Según el artículo 706 del E.T., se tienen las siguientes posibilidades que suspenden el plazo con que cuenta la DIAN para notificar el requerimiento especial:

a) Por el tiempo que dure la inspección tributaria solicitada por el contribuyente.

b) Hasta por tres (3) meses si se practica la inspección tributaria ordenada por la DIAN de manera oficiosa.

c) Durante el término previsto para dar respuesta al Emplazamiento para Corregir.

¿Cuál es el plazo para dar respuesta al Requerimiento Especial?

Dentro de los tres (3) meses siguientes, contados a partir de la fecha de notificación del requerimiento especial, el contribuyente, responsable, agente retenedor o declarante, deberá formular por escrito sus objeciones, solicitar pruebas, subsanar las omisiones que permita la ley, solicitar a la Administración se alleguen al proceso documentos que reposen en sus archivos, así como la práctica de inspecciones tributarias, siempre y cuando tales solicitudes sean conducentes, caso en el cual, éstas deben ser atendidas.

La respuesta al requerimiento ordinario se deberá dirigir a la División de Gestión de Liquidación o dependencia que haga sus veces, ya que, por control interno de la DIAN, se separan las funciones de investigar y proponer modificaciones y sanciones (División de Fiscalización) de las correspondientes a determinar oficialmente el tributo e imponer las sanciones.

Sanción por Inexactitud impuesta en el Requerimiento Especial.

La sanción por inexactitud contemplada en el artículo 647 del E.T., es la sanción procedente con ocasión al requerimiento especial, la cual será equivalente al 160% de la diferencia entre el saldo a pagar o saldo a favor, según el caso, determinado en la liquidación oficial, y el declarado por el contribuyente o responsable.

El contribuyente puede corregir con ocasión de la respuesta al Requerimiento Especial, con lo cual la sanción por inexactitud propuesta en un porcentaje del 160%, se reduce a la cuarta parte, o sea, al porcentaje del 40%.