Para efectos de determinar la tarifa de retención en la fuente que se debe aplicar sobre los pagos laborales, la ley a determinado que el agente de retención puede optar por dos procedimientos diferentes que se encuentran estipulados en los artículos 385 y 386 del Estatuto Tributario. La diferencia entre estos dos procedimientos consiste en que para efectos del procedimiento 1 y que detallaremos a continuación, el valor a retener se determina mensualmente confrontando el valor del salario mensual gravable (Salario depurado) con la tabla de retención estipulada en el artículo 383 del E.T, mientras que para efectos del procedimiento 2, se debe establecer un “porcentaje fijo de retención” el cual se debe calcular en los meses de Junio y Diciembre de cada año y aplicarse durante los seis meses siguientes a aquél en el cual se haya efectuado el cálculo.

Otras diferencias entre el Procedimiento 1 y 2

- Quienes opten por aplicar el procedimiento 2, deben practicar la retención en la fuente aplicando el “porcentaje fijo de retención” aún en los meses en que no se superé la base de retención.

- Para efectos del procedimiento 1, “la prima mínima legal de servicios” se excluye de los ingresos laborales, se somete de manera independiente a la tabla de retención en la fuente y sólo será objeto de retención en le caso de que superé el tope de 95 UVT.

- En el procedimiento 2, la prima mínima legal de servicios se debe  incluir dentro de los ingresos laborales y se somete a retención en la fuente a la tarifa del “porcentaje fijo de retención”

- El procedimiento 1 se debe aplicar a todos los empleados que inician su vinculación laboral con la empresa y que cumplen con los requisitos para ser sujetos de retención, sólo podrá cambiarse el procedimiento una vez culmine el respectivo año gravable y se efectúe un nuevo cálculo semestral.

- La aplicación del procedimiento 2 podría ser más favorable para el empleado, por cuanto está calculado sobre los salarios del período anterior.

Depuración básica para obtener los pagos laborales gravados sujetos a retención

Como se había mencionado en una publicación anterior, durante el año 2011 aquellos asalariados que devenguen un salario igual o superior a $3.551.000 podrían quedar sujetos a que se les practique retención en la fuente sobre los pagos laborales, por tal motivo, se presenta a continuación los aspectos que se deben considerar en la depuración de los ingresos laborales gravables para determinar la retención en la fuente en el caso de superar la base de 95 UVT ($2.388.001 año 2011) por el procedimiento 1.

CONCEPTO
VALOR
Ingresos laborales recibidos en el mes (excepto prima de servicios)$x.xxx.xxx
Menos: Ingresos No Constitutivos de Renta
Ingresos por alimentación (Solo aplica para quienes devenguen hasta 310 UVT ($7.791.000 año 2011) y limitado mensualmente a 41 UVT ($1.030.000)($xxx.xxx)
Aportes obligatorios al fondo de pensiones a cargo del empleado realizados en el mes (5%)($xxx.xxx)
Aportes voluntarios al fondo de pensiones realizados por el empleado y el empleador durante el mes, limitado al 30% de los ingresos laborales($xxx.xxx)
Aportes a las cuentas de ahorro AFC (Pueden concurrir estos aportes con los del numeral anterior sin que la sumatoria de los mismos exceda del 30% del ingreso laboral mensual)($xxx.xxx)
Menos: Rentas Exentas (Ver art 206, E.T)
- El auxilio de cesantía y los intereses sobre cesantías, (Ver límite del numeral 4 del artículo 206, E.T)

- Las indemnizaciones por accidente de trabajo o enfermedad.

- Las indemnizaciones que impliquen protección a la maternidad.

- Lo recibido por gastos de entierro del trabajador.

- Otras
($xxx.xxx)
Subtotal Base para el cálculo del 25% de las Rentas Exentas$x.xxx.xxx
Rentas exentas del 25% prevista en el artículo 206 del E.T, limitado mensualmente a 240 UVT ($6.032.000 año 2011)($xxx.xxx)
Ingresos Laborales Gravables$x.xxx.xxx
Menos: Deducción de los aportes obligatorios a salud que efectúa solamente el trabajador (a)($xxx.xxx)
Menos: Beneficios Tributarios (b)
Intereses por prestamos para adquisición de vivienda pagados en el 2010 y dividido por los meses a que correspondan($xxx.xxx)
Pagos durante el 2010 a medicicna prepagada del trabajador, la esposa y hasta dos hijos; más pagos durante el 2010 por seguros de salud del trabajador la esposa y hasta dos hijos; más pagos durante el 2010 por educación primaria secundaria y superior del trabajador, la esposa y hasta dos hijos (ver art.387, inciso 2). Se toman los pagos hechos en el año anterior y se divide por 12 o por el numero de meses a que correspondan($xxx.xxx)
Ingresos Laborales Gravables Mensuales Netos Sometidos a Retención en la Fuente$x.xxx.xxx

Notas aclaratorias

(a) Se resta el aporte mensual promedio que hizo  durante el año anterior (en este caso durante el año 2010), y sin importar que esta deducción, sumada a las otras deducciones (Aportes voluntarios a pensiones o cuentas AFC) terminen superando el 30% del valor del Ingreso Laboral (ver art.2271 de Junio 18 de 2009 modificado con el Decreto 3655 de Septiembre 28 de 2009)

(b) El trabajador que en el año anterior (2010) haya recibido ingresos laborales brutos totales por menos de 4.600 UVT (eso sería: 4.600 por el valor de la UVT del 2010, ósea 4.600 x $24.555 = $112.953.000), pueden escoger entre utilizar la opción  de deducir los “intereses por prestamos para adquisición de vivienda”, o utilizar la opción de pagos por salud y educación. El que haya ganado más de esa cifra, solo puede optar por la “opción 1″ (intereses en un préstamo para vivienda). En todo caso, cuando escojan la “opción 1″ (deducción por “intereses”), tal deducción no puede exceder de 100 UVT (eso sería 100 UVT por el valor de la UVT del 2011, es decir, 100 x $25.132 = $2.513.000. Y para quienes escojan la “opción 2″ (deducción por “pagos de salud y educación”), ese valor no puede exceder del 15% del Ingreso Laboral gravable. Así mismo, si lo que se tomará como deducción son los pagos a salud prepagada, en ese caso se deberá tomar en cuenta lo indicado en los artículos 1 y 2 del decreto 2271 de junio 18 2009

Cálculo de la Retención en la Fuente por Ingresos Laborales.

Luego de depurar el salario y  obtener el “Ingreso Laboral Gravable Mensual”, dicho valor se sebe convertir en términos de UVT´S, teniendo en cuenta el valor fijado para el año 2011; es decir, se toma el valor del ingreso laboral gravable y se divide por $25.132, dicho resultado es el que se confronta con la tabla del artículo 383 del E.T para determinar el rango al que corresponde, luego se procede a efectuar el cálculo correspondiente al rango establecido para determinar el valor de la retención en la fuente por pagos laborales expresado en términos de UVT; y por último, el resultado obtenido en el cálculo anterior se debe convertir a pesos utilizando el valor de la UVT para el año 2011 ($25.132).

Tabla de Retención en la Fuente para Ingresos Laborales.

RANGOS EN UVT
TARIFA MARGINAL
IMPUESTO
DESDE HASTA
>0950%0
>9515019%(Ingreso laboral gravado expresado en UVT menos 95 UVT)*19%
>15036028%(Ingreso laboral gravado expresado en UVT menos 150 UVT)*28% más 10 UVT
>360En adelante33%(Ingreso laboral gravado expresado en UVT menos 360 UVT)*33% más 69 UVT

Ejemplo sobre el Cálculo de la Retención para Ingresos Laborales.

Suponga que el señor Pedro Correa obtuvo ingresos laborales gravables (Después de depuración) por valor de $4.650.000, para determinar el valor de la retención en la fuente se procede de la siguiente manera:

1Dividir el ingreso laboral gravable por el valor de la UVT para el año 2011 ($4.650.000/25.132)185,02 UVT
2Confrontar el resultado anterior con la tabla de retención en la fuente, el cual se encuentra en el rango 3 (Entre 150 y 360 UVT)Tarifa : (Ingreso laboral gravado en UVT - 150 UVT) X 28% + 10 UVT
3Se procede a desarrollar la formula correspondiente al rango: (185,02 - 150) X 28% + 10 19,80 UVT
4Se toma el resultado obtenido en el punto anterior y se convierte en pesos (19,80 x 25.132)$498.000
5La suma antes indicada de $498.000, será el valor a retener por concepto de pagos laborales, por el mes objeto del cálculo del procedimiento 1

Herramienta para el cálculo de la Retención en la Fuente por pagos laborales. Procedimiento 1

Ver procedimiento 2