Debido a que existe en el país un número elevado de empresas registradas que no realizan ninguna actividad económica ni renuevan su Registro Mercantil, pero que no son disueltas, situación que presuntamente aprovechó la banda dedicada a tramitar de manera fraudulenta la devolución del IVA en la DIAN, el Gobierno Nacional ha comenzado a tomar una serie de medidas con el fin de prevenir las prácticas de evasión fiscal, contrabando y fortalecer los mecanismos y procedimientos de prevención, detección y control de lavado de activos que puedan ser cometidos mediante la utilización de empresas ficticias o de fachada.

Una de las medidas fue introducida por el Decreto 2645 de 27/Jul/2011, modificado por el Decreto 2820 de 09/ago72011, norma que modifica los requisitos para la inscripción, actualización, suspensión y cancelación de los obligados a inscribirse en el Registro Único Tributario – R.U.T. en los siguientes términos:

1. Nuevos requisitos para la Inscripción y Actualización del R.U.T.

Para efectos de formalizar la inscripción o actualizar la información del Registro Único Tributario, además de los actuales requisitos se le comenzará a exigir al obligado nuevos documentos como:

Personas Jurídicas:

• Documento original de existencia y representación legal, con fecha de expedición no mayor a un (1) mes.

• Fotocopia del documento de identidad de quien realiza el trámite, con exhibición del original.

• Constancia de titularidad de cuenta corriente o de ahorros activa con fecha de expedición no mayor a un (1) mes en una entidad vigilada por la Superintendencia Financiera de Colombia o último extracto de la misma.

• Fotocopia de un recibo de servicio público domiciliario cancelado con fecha de pago no mayor a dos (2) meses, que corresponda a la dirección informada en el formulario de inscripción del Registro Único Tributario.

Personas Naturales:

• En caso de inscripción en calidad de Responsable del Impuesto Sobre las Ventas del Régimen Común o como importador o exportador, salvo que se trate de un importador ocasional, se debe presentar constancia de titularidad de cuenta corriente o de ahorros activa con fecha de expedición no mayor a un (1) mes en una entidad vigilada por la Superintendencia Financiera de Colombia o último extracto de la misma.

• Fotocopia de un recibo de servicio público domiciliario cancelado con fecha de pago no mayor a dos (2) meses, que corresponda a la dirección informada en el formulario de inscripción en el Registro Único Tributario.

Sucesiones Ilíquidas:

• Fotocopia del documento de identidad, del representante legal de la sucesión, con exhibición del original.

• Fotocopia de un recibo de servicio público domiciliario cancelado, con fecha de pago no mayor a dos (2) meses, del predio que corresponda a la dirección del representante legal de la sucesión.

Consorcios y Uniones Temporales:

Además de los requisitos anteriormente descritos, deberán presentar copia del acta de adjudicación de la licitación o del contrato. 

La titularidad de la cuenta corriente o de ahorros podrá corresponder a alguno de sus miembros.

2. Se determinan causales y consecuencias de la suspensión de inscripción en el R.U.T.

Se establece la suspensión como medida cautelar mediante la cual la DIAN suprime temporalmente del Registro Único Tributario la inscripción de los obligados, porque la información sobre identificación, ubicación o clasificación no es confiable o por configurarse alguna de las siguientes causales:

- Cuando los responsables del Régimen Común del Impuesto Sobre las Ventas o los agentes de retención, estando obligados a presentar declaración, no cumplan con esta obligación formal, durante el último año o los contribuyentes del impuesto sobre la renta obligados a presentar la declaración, no cumplan con esta obligación durante los últimos dos (2) años.

- Cuando las comunicaciones, citaciones o notificaciones de actos administrativos enviados a la dirección informada en el RUT, hubieren sido objeto de devolución, por causales de: dirección inexistente, incompleta, incorrecta, traslado del destinatario, no conocen al destinatario, u otras causales que no permitan la ubicación del inscrito.

- Cuando en las visitas realizadas por los funcionarios de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, se constate que la dirección registrada en el Registro Único Tributario es inexistente, incompleta, incorrecta, traslado del destinatario, no conocen al destinatario u otras causales que no permitan la ubicación del inscrito.

- Cuando mediante visitas o requerimientos de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, se constate que el contribuyente no cuenta con la capacidad locativa o la infraestructura necesaria, para el desarrollo de la actividad en que se encuentra inscrito. 

- Cuando la personería jurídica ha sido cancelada por autoridad competente.

- Cuando las personas naturales o sucesiones ilíquidas sean declaradas proveedores o exportadores ficticios.

- También procederá cuando el exportador o su representante legal hayan sido sancionados judicialmente por exportaciones ficticias o de contrabando.

- Cuando las personas jurídicas y asimiladas sean declarados proveedores o exportadores ficticios. 

- Por orden de autoridad competente.

Consecuencias de la suspensión de la inscripción en el R.U.T

Una vez se suspenda la inscripción en el Registro Único tributario, el obligado no podrá:

  • Tramitar solicitudes de devolución y/o compensación de impuestos.
  • Realizar operaciones de importación o exportación.
  • Solicitar resolución de autorización y/o habilitación de facturación.
  • Solicitar impuestos descontables, costos o deducciones.
Por otra parte, tampoco le serán aceptados los impuestos descontables, costos o deducciones, a los solicitantes de devolución y/o compensación de impuestos en las que figure como proveedor o prestador de servicios un tercero con suspensión en su inscripción en el Registro Único Tributario.

3. Facultades para la Actualización de oficio del R.U.T

Esta nueva norma incorpora la posibilidad de que la Administración de Impuestos actualice de oficio la información del Registro Único Tributario cuando se verifique que la misma se encuentra desactualizada o presenta inconsistencias.

4. Facultades para la cancelación de oficio del R.U.T 

Se cancelará de oficio la inscripción en el Registro Único Tributario cuando la persona natural hubiere fallecido, de acuerdo con información suministrada por la Registraduría Nacional del Estado Civil y se encuentre inscrita sin responsabilidades en el RUT o únicamente como responsable del régimen simplificado, cuando por declaratoria de una autoridad competente se establezca que existió suplantación en la inscripción en el Registro Único Tributario.

5. Facultades de fiscalización. 

Entre las medidas más importantes dentro de la facultad de fiscalización contempladas en el Decreto 2645 de 2011, se encuentra la posibilidad de que la DIAN realice visitas previas a la formalización de la inscripción, actualización o cancelación en el Registro Único Tributario, con el fin de verificar la información suministrada por el interesado y en caso de constatar que los datos suministrados son incorrectos o inexactos se negará la inscripción, actualización o cancelación correspondiente.

Adicionalmente, se implementarán nuevos procedimientos y tecnología necesaria que permita garantizar la confiabilidad y seguridad respecto a la información del Registro Único Tributario de los obligados.